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「Web面談」とは、オンライン上で派遣会社の担当者と面談を行う方法であり、最近では新型コロナウイルスの影響もあり、導入企業が増加しているのは皆さん実感しているのではないでしょうか。

スマートフォンやパソコンさえあれば、自宅でも面談が可能であり、交通費や移動時間の負担も軽減されるため、多くのメリットがあります。今後ますます広がることが予測されています。

しかし、慣れていない場合は接続に戸惑ったり、対面のコミュニケーションとは異なることを感じるかもしれません。そこで、このコラムではWeb面談の進め方や、効果的なコミュニケーションの取り方について紹介していきたいと思います。

■Web面談って何から始めればいい？

Web面談は、インターネット上で行われる面談の形式であり、URLなどを通じて接続し、面談を受けることができます。

一般的に、Web面談では専用のツールやビデオチャットツール（例: Skype、Zoomなど）が使用されます。面談の前には、派遣会社から使用するツールやアクセス方法に関する連絡がありますので、必ず確認しておきましょう。また、必要に応じてツールのインストールを面談の前日までに済ませ、当日のアクセス方法も事前に把握しておくことが重要です。

派遣会社からの指示がない限り、スマートフォン、パソコン、タブレットなど、どの機器を使用しても構いません。パソコンを利用する場合は、カメラが搭載されているかどうかを確認してください。面談当日になって「自宅のパソコンにカメラがない！」といったトラブルを避けるためです。

面談の開始5分前には準備を整え、指定された場所にアクセスするようにしましょう。開始の1〜2分前には接続して待機しておくと良いでしょう。

■メリット・デメリットについて

今後、Web面談を導入する派遣会社が増えることで、完全にWeb上での面談を行う会社や、対面かWebのどちらかを選択できる会社が増加することが予想されます。

重要なのは、メリットとデメリットを把握し、自身に最適な方法を選択できるようにすることです。また、デメリットに対する対策も事前に考えておくことが重要です。以下に、メリットとデメリットを簡単に挙げますので、参考にしてください。

▼ Web面談のメリット

・派遣会社への移動時間や交通費が不要

・リラックスした環境で面談ができる（自宅など）

・日程調整が比較的スムーズにできる

▼ Web面談のデメリット

・接続にツールのインストールが必要な場合がある

・通信状況によって接続が不安定になる可能性がある

・画面越しでは表情がわかりづらい

・面談を行う落ち着いた場所を確保する必要がある

■Web面談をうまく進めるコツ

以下は、ポイントごとにWeb面談をスムーズに進める秘訣を述べたものです。

ポイント1：インターネット・デバイス編

Web面談はオンライン上で行われるため、まずは安定したインターネット接続が必要です。接続が途切れないよう、信頼できる環境で行いましょう。使用するデバイスやツールは事前に決め、適切な準備をしましょう。カメラの有無や角度、ツールのインストール、充電の確保なども忘れずに。

ポイント2：環境編

Web面談の場所を選ぶ際は、生活感のない環境や明るい背景を選びましょう。背景画像の設定が可能な場合は、適切な画像を用意しておくと良いです。家庭内での面談では、家族や外部の音に気を付け、集中できる空間を確保しましょう。外出先での面談を考える場合は、静かでプライバシーが確保された場所を選びます。

ポイント3：身だしなみ編

清潔感のある服装やメイクを心がけ、明るい色の服装を選びます。特に女性は、メイクを濃くして顔色を良く見せることがポイントです。

ポイント4：コミュニケーション編

声の大きさや速さに注意し、相手の話にリアクションをしっかりと取りましょう。通信の不安定さにより相手の声が聞き取りにくい場合は、遠慮なく伝えましょう。メモを取る際は手書きがベターであり、相手にメモを取ることを伝えると良いです。メモの準備や使い方にも工夫を凝らしましょう。

これらのポイントを押さえることで、Web面談を効果的に進めることができます。

■まとめ

Web面談は、場所や時間の制約を超えて、柔軟にコミュニケーションを取ることができる素晴らしいツールだと思います。しかし、対面のようなリアルなコミュニケーションと比べると、非言語コミュニケーションや雰囲気の共有が難しいと感じ部分もあります。それでも、適切な準備と配慮をすれば、効果的なコミュニケーションが可能になる為、コロナの影響でWeb面談が積極的に行われる中、遅れをとらないように対応していきたいですね。