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志望動機は、応募する企業の書類選考や面接の合否にとても大きく影響します。

それは、人気の職種であればあるほど、よりクオリティの高いものでなければなりません。

一般事務職もその一つ。

専門性や難易度が高くない分、希望する人は多くいます。

そんなライバルたちと差をつけられるような魅力的な志望動機を書くためには、一般事務の仕事内容や適性などの理解を深めておくことが大切です。

今回は、一般事務の仕事内容やその適性、志望動機の書き方を詳しくご紹介していきます！

●一般事務の仕事内容とは

一般事務とは、社内の事務作業全般を担当する職種です。

具体的な業務としては、受付や来客応対、電話応対、データ入力、書類のファイリング、郵便物の発送・仕分け、書類作成、時には会議やイベント運営のサポートなど多岐にわたります。

総務や経理などのような専門的知識が特に必要ではないものの、その分とても幅広い業務を担っているのです。

社内の様々な業務についてサポートをする仕事のため、活躍が目に見える職種ではありませんが、周囲の人にとっては面倒な仕事を対応してくれるため非常に重宝されます。

●一般事務に求められる適性

・スキル面での適性

事務の仕事をするにあたり、パソコンスキルは必要不可欠。

高度なスキルがあるとなお良しですが、それよりもデータ入力や文章作成のスピードや正確性が大事です。

さらに、グラフも作成ができると、会議資料の作成なども任されるため仕事の幅が広がります。

また、人柄やコミュニケーション能力が高い人も適性があると言えるでしょう。

事務の仕事は何も、ずーっと黙々とパソコンに向かっているだけではありません。

いろいろ人から業務依頼や指示を受けて対応することが多いため、頼みやすい人柄であるか、認識の相違が生じないようしっかりコミュニケーションがとれるかどうかも大事となってきます。

・資格面での適性

事務の仕事で必ず必要となる資格はありませんが、実務で活かせる資格があれば、それはかなりのアピールポイントとなります。

WordやExcel、PowerPointなどの利用スキルを証明する資格マイクロソフトオフィススペシャリスト（MOS）はパソコンスキルがあることを示し、資料作成やデータ入力に活かすことができます。

簿記の資格があるなら経理もできることを示せますし、秘書検定の資格があるなら受付や来客・電話応対に活かせます。

また、地域や職種にもよりますが、車の免許を持っていることも歓迎されることがあります。

さらに、現代ではグローバル化も進んでいるので、英検をはじめTOEICなどの英語に関する資格を持っているとさらに仕事の幅が広がるでしょう。

●一般事務の志望動機の書き方

①オフィスワークの経験があることを記載する

電話やメール、来客対応、文章作成など実務経験をアピールすると大変有効です。

また、企業によっては経理や人事の仕事を手伝うケースもあるので、もしそういった経験があるのなら、たとえ応募した企業の仕事内容に沿っていなくても記載すると良いでしょう。

些細なことでも事務職に触れてきたことを書けば、採用担当者に興味を持ってもらいやすくなります。

②その企業を選んだ理由を伝える

一般事務の仕事は、どの企業も業務内容に大きな違いはありません。

そのため「その企業を志望した理由」というのは、なかなか見つけにくいかもしれませんが、企業のHPなどを見て企業の理念や社内の風土などを調べ、良いと感じた部分を盛り込みましょう。

③経験がない・キャリアが浅い場合は事務適性や意欲をアピールする

前職で携わった事務的な業務やPCスキルなどを書き、自分が事務職の適性があることや意欲をアピールしてください。

なぜ一般事務を目指すのかという明確な理由を併せて伝える方がより印象は良くなるでしょう。

●一般事務の志望動機の例文

例文①：経験者

私はこれまでの事務職での経験を活かして即戦力として活躍したいと考え、貴社の一般事務職を志望いたしました。現職では、スキルを厳しくかつ正当に評価される派遣社員という雇用形態にやりがいを感じ、常にスキルアップをしながら3年ほど勤めてまいりました。より幅広い業務を担当できる会社で働きたいと考え、転職を決意いたしました。中途採用者が働きやすいようにときめ細かい研修制度を設けた貴社の理念と、実際に多くの方々が第一線で活躍されている社風に大変共感いたしました。Excelを使った表計算、グラフ作成など数字への強さには自信があります。これまでの事務経験を活かし貴社のお役に立ちたいと考えております。

⇒キャリアアップの意識が感じられるため印象は◎。

また、具体的にオフィスワークの経験年数を書いているため、基本的なビジネスマナー等は問題ないと判断してもらえるでしょう。

例文②：未経験者

私は、これまで培った経験を活かし、一般事務職として勤めたいと考え貴社を志望いたしました。現職では営業職として、お客さまへの訪問や電話などを用いた営業活動をしておりますが、営業活動に付随する報告書の作成や経費の精算などの事務仕事も並行して行っております。結果が目に見える営業活動にもやりがいを感じておりましたが、事務仕事での速さと正確さの追求が大変楽しく感じるようになりました。

元来こつこつと作業をすることが好きという性質や、営業活動の中でお客さまと細いながらも長いお付き合いをしてきた粘り強さからくるものだと考えております。

貴社は、全社員が一丸となって仕事を進めていく姿勢を理想とされ、事務職も敢えて専門分野に特化しない貴社の理念に大変共感いたしました。一般事務職としては未経験者ではありますが、根気強い性格と営業職の経験で得た気配りで貴社の戦力となれるよう学び続ける所存でございます。

⇒事務は未経験であっても、営業のようなガッツが必要とされる仕事も、事務作業のような細かい仕事もできることも、両方アピールできているため印象は◎。

また、元々持っている性質の理解もできており、それを活かして事務職に就きたいと書いているため、賢さと謙虚さを合わせ持っている人だと思ってもらえるでしょう。

例文③

前職では、コールセンターでお客様からのシステム分野の問い合わせ対応を担当していました。この経験を活かし、今度は社外のみならず社内外の幅広い人々を事務の立場からサポートしたいと考え、志望いたしました。
お客様一人ひとりのニーズを素早く察知し、先回りしながらベストなアドバイスを心掛けていた経験は、多くの部署からの要望を受けとめて臨機応変かつ迅速に事務処理していく事務職においても、大いに活かせると思っています。以前から貴社のサービスを長年愛用しているので、事務業務を通じて貴社のさらなる成長に貢献したいと強く願っています。

⇒前職での経験を活かすことができること、一般事務を目指す理由もしっかり書かれていて◎。

また、会社のサービスを使っているというアピールも良い印象を持たれるでしょう。

●まとめ

一般事務の志望動機を書く際は、実務経験や幅広い業務への知識があることをアピールすることがとても大切です。

もし未経験であっても、ビジネスマナーやパソコンスキル、明るいなどの性格などアピールできる部分はありますので、しっかりと自己分析をすることが重要となってきます。

この記事を参考に、ぜひ履歴書であなた自身のことを魅力的に表現して、競争率の高い一般事務職の採用を勝ち取っていきましょう。