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倉庫管理は、倉庫内での入出庫や在庫管理を中心に行う業務で、物流の効率化に大きな役割を果たします。

倉庫管理をしっかりと行うことで、誤った出荷や出荷の遅れを防ぎ、サービス品質を保つことができます。日々の業務を効率よく進めるためには、正確で迅速な対応ができる倉庫管理システムを導入することが重要です。

このコラムでは、倉庫管理の目的や効率化のポイント、そして倉庫管理システムを導入することによる利点について詳しく説明します。

倉庫管理とは

倉庫管理は、製品や商品の入庫作業、仕分け（ピッキング）、保管、出荷準備など、倉庫内の全ての業務を管理する物流管理の一環です。資材や設備の管理はもちろん、人員の配置も倉庫管理の重要な要素です。

企業が製品や商品を保管する倉庫では、効率的な運用と管理が必要であり、それを実現するために一連のプロセスを組織的に実行することが求められます。

倉庫管理の目的は、出荷遅れや誤出荷などのミスを防止し、コスト削減や業務効率化を図ることであり、それによってサービス品質を維持・向上させることです。

在庫管理とどう違う？

「倉庫管理」と「在庫管理」は、業務内容が似ているため混同されやすいですが、それぞれ異なる管理対象と目的を持っています。

倉庫管理は、倉庫内での在庫情報を中心に管理する業務です。具体的には製品や商品、資材の入出庫管理や保管、倉庫内の作業フローの最適化が主な仕事です。

一方、在庫管理は倉庫内外の全体的な在庫データを管理します。これには倉庫内の在庫情報だけでなく、出荷先や取引先などの在庫状況も含まれます。在庫管理の目的は、在庫数を正確に把握し、余剰在庫や機会損失を減らし、発注量や発注タイミングを最適化して利益を最大化することです。

つまり、倉庫管理は倉庫内の作業効率化と正確な在庫管理を目指し、在庫管理は全体的な在庫最適化と効率化を目指す点で異なります。

課題と必要性

従来の倉庫管理では、倉庫内の商品数や種類が増えるにつれて、多くの人手とアナログな方法での管理が必要でした。スタッフは一つひとつパソコンに情報を手入力し、手動で在庫を管理していました。この手法は効率が低く、人為的なミスが起こりやすく、個々のスタッフに依存しやすいものでした。

例えば、商品を棚に収納する際、スタッフは帳票を確認し、作業を進めますが、帳票番号の見間違いや在庫数の誤りといったリスクがありました。特に、食品や医薬品などの使用期限管理が必要な商品では、ラベルの確認ミスが適切な管理を妨げ、最悪の場合、大量の廃棄や損失を引き起こす可能性があります。

次に、従来の倉庫管理における典型的な課題を挙げてみましょう。

・ロケーション管理がピッキングに影響する

倉庫管理において重要な要素である「ロケーション管理」は、倉庫内の在庫品の具体的な配置情報を管理する機能です。

従来の人手によるロケーション管理では、本来の場所に商品が置かれていないなどのミスが頻発し、データと実際の状況との不一致が生じる可能性があります。

正確なロケーション管理が行われないと、ピッキング作業で要求された商品を迅速に取り出すことができません。また、これらのズレを修正するために手動で対応する必要があるため、作業の効率性が低下し、コストが増加することにもつながります。

・倉庫の状況把握は会計にも影響する

製品待ちの部品を含む倉庫内の在庫状況を正確に把握するためには、棚卸作業の正確さと迅速さが常に重要です。しかし、棚卸作業が不十分だと、実際の在庫と帳簿上の在庫に差異が生じます。

このような状況では、適切な月次決算が困難になり、年次決算時には申告漏れのリスクが生じます。税務申告における在庫評価の誤りは税金計算に直接影響を与えるため、税務上の問題や罰金リスクを避けるためにも注意が必要です。

・適切な数量発注は必要不可欠

もしシステム上の在庫数と実際の在庫数に差異がある場合、それは材料不足により生産ラインが停滞したり納期が遅れる可能性を高めます。

また、在庫過剰による発注コストの増加も重大な問題です。倉庫の在庫状況が正確に把握できないと、緊急の材料発注が増えてコストが増大します。

取引業者にとっても、不規則な発注が繰り返されることで信頼関係が損なわれ、生産計画の守備範囲が困難になるリスクがあります。正確な在庫数の把握は、日々の適正な発注を実現するために極めて重要です。

倉庫管理システムの具体的な機能

倉庫管理システム（WMS：Warehouse Management System）は、製造業、小売業、卸業、通販業など幅広い業種で利用され、倉庫内の在庫管理や物流業務を効率的に行うためのシステムです。

このシステムの導入により、リアルタイムでの倉庫管理が可能となり、業務効率化やミスの防止など多くのメリットが得られます。また、経営者が迅速に状況を把握するための有力なツールとしても役立ちます。

以下では、倉庫管理システムの主な機能について詳しく説明します。

・入荷管理

倉庫に商品や資材が到着する際、入荷日時、数量、仕入先、商品の状態などの情報を一括して管理します。ロット番号やシリアル番号などの識別・追跡情報だけでなく、医薬品などの使用期限管理も含まれます。

・出荷管理

この機能は、商品の出荷手配と情報管理を効率的に行います。顧客からの受注情報や出荷に関連する出荷日、数量、配送先などの情報をシステムで管理します。

倉庫管理システムでは、ピッキング指示や実際の在庫引当てなど、出荷が完了するまでのすべての作業を総合的に管理できます。

製造業では、この機能を販売管理や生産管理、会計システムと連携させて運用するケースもあります。

・入庫・出庫管理

倉庫管理において、最も人的ミスが発生しやすい業務は「モノを入れる」ことや「モノを出す」ことです。

倉庫管理システムでは、ハンディターミナルを活用して、倉庫から出庫する製品や商品の数量を即座に入力し、正確かつ効率的な倉庫管理を実現します。

このシステムは出荷だけでなく、製造に必要な部品を取り出す際にも役立ちます。出庫後にすぐに出荷しない場合でも、適切に管理できる機能が備わっています。

・在庫管理

この機能は、倉庫内の商品や資材の在庫情報を追跡・管理するものです。具体的には、収納場所や保管方法といった「ロケーション管理」や、数量、使用期限など在庫に関する情報を適切に管理します。

・棚卸管理

定期的に倉庫内の在庫を確認し、データベース上の数値と実際の在庫の整合性を取る機能です。適切な棚卸管理を行うことで、在庫の不足や誤った情報を特定して修正し、在庫の正確性を保つことができます。

・帳票・ラベル発行機能

倉庫内のすべてのアクティビティに関する書類を自動的に発行する機能です。入荷伝票や出荷伝票、ラベルなどが含まれます。

倉庫管理システムを利用するメリット

【メリット①】リアルタイムで情報を管理できる

倉庫管理システムの導入により、担当者は部品数や部品の入庫・検品情報、出荷情報などをリアルタイムで確認・管理できます。急な注文や製造現場での予定外の部品ロスなども即座に反映され、過剰在庫や不足による製造・出荷の遅れリスクを低減できます。

【メリット②】倉庫のスペースを効率的に利用できる

倉庫管理システムのロケーション管理機能を活用することで、倉庫内のスペースを効率的に活用できます。固定ロケーションとフリーロケーションの組み合わせにより、限られたスペースを最大限に活かし、商品の保管場所を視覚化してミスの防止や保管効率の向上に寄与します。

【メリット③】業務効率化を推進できる

倉庫管理システムは入出荷時の商品保管場所を指示し、確認作業の工数を削減します。さらに、帳票やラベルの自動発行により、作業効率を大幅に向上させます。

【メリット④】DX推進に貢献する

倉庫管理システムの導入は「DX推進」にも有効です。ハンディターミナルを使用した検品やバーコード・QRコードの読み取り、ICタグによる無線通信技術の活用により、作業の正確性を高め、人的ミスを軽減します。

まとめ

AmazonなどのECサイトの利用が急速に増加する中で、物流や製造業など、さまざまな業種が高度な倉庫管理を求められています。

倉庫管理システムの導入により、倉庫内の状況をリアルタイムで把握することはもちろん、業務の一元管理が可能となり、業務効率化が実現します。また、経営層に対して迅速かつ正確な状況報告ができることも大きな利点となるでしょう。